W tym poradniku
Jak to zrobić
Otwórz plik PDF w narzędziu kompresji PDF.
Uruchom optymalizację i poczekaj na nową wersję roboczą.
Porównaj rozmiar wyjściowy z oryginałem i sprawdź, czy strony pozostają czytelne.
Dane, wynik i ograniczenia
| Właściwość | Szczegóły |
|---|---|
| Dane wejściowe | |
| Wynik | |
| Ważne ograniczenie | Oszczędność zależy od pliku; nie ma stałego poziomu kompresji. |
Przebieg w sześciu widokach
1Dane wejściowe
Otwórz plik PDF w narzędziu kompresji PDF.
2Ustawienia
Uruchom optymalizację i poczekaj na nową wersję roboczą.
3Zastosowanie
PDF → PDF
4Przed i po
Oryginalny plik → Zmieniona kopia
5Sprawdzenie
Porównaj rozmiar pliku z oryginałem Sprawdź mały tekst w normalnym rozmiarze Otwórz ponownie pobrany plik
6Zapis
Porównaj rozmiar wyjściowy z oryginałem i sprawdź, czy strony pozostają czytelne.
Przykład
Przed
Oryginalny plik
Po
Zmieniona kopia
Sprawdź te elementy wyniku
- Porównaj rozmiar pliku z oryginałem
- Sprawdź mały tekst w normalnym rozmiarze
- Otwórz ponownie pobrany plik
Sprawdź rzeczywisty limit rozmiaru załącznika
Plik PDF może być zbyt duży, aby zmieścił się w formularzu, załączniku do wiadomości e-mail lub w procesie zarządzania dokumentami. Przed skompresowaniem znajdź rzeczywisty limit i sprawdź rozmiar pliku. Prośbę o zmniejszenie dokumentu łatwiej rozwiązać, gdy wiadomo, czy wymaga on niewielkiego zmniejszenia, czy też musi mieścić się w bardzo wąskim progu. Sprawdź także, czy limit dotyczy jednego załącznika, czy też przesyłania łączonego. Kilka indywidualnie akceptowanych plików może w dalszym ciągu przekraczać łączny limit.
Zachowaj wymagania dotyczące treści obok wymagań dotyczących rozmiaru. Zgłoszenia wymagającego każdej strony nie można rozwiązać poprzez usunięcie niezbędnych materiałów. Czytelnego raportu nie należy zmniejszać, dopóki jego drobny druk nie stanie się bezużyteczny. Obecne narzędzie do kompresji easyPDF24 koncentruje się na bezstratnej optymalizacji strukturalnej, a nie na agresywnym próbkowaniu obrazu. Może pomóc w przypadku niewydajnych danych PDF, ale nie może zagwarantować, że dowolny dokument zmieści się w docelowym rozmiarze, takim jak 200 KB lub 1 MB. Znajomość tego rozróżnienia przed rozpoczęciem pomoże Ci zdecydować, czy zoptymalizować plik, wyodrębnić odpowiednią sekcję, czy też wrócić do aplikacji źródłowej w celu innego eksportu.
Zrozum możliwości optymalizacji struktury PDF
Plik PDF zawiera zawartość strony wraz z zasobami i wewnętrznymi strukturami używanymi do jej wyświetlania. Różne procesy tworzenia i edytowania mogą zapewniać różne poziomy wydajności. Optymalizacja strukturalna może usunąć nieużywane dane i poprawić sposób przechowywania pozostałych dokumentów. Może to stanowić zauważalną różnicę w przypadku niektórych plików, podczas gdy plik PDF, który został już zoptymalizowany, może zmienić się bardzo niewiele. Sam oryginalny rozmiar pliku nie informuje o tym, ile usuwalnych plików zawiera.
Obecne narzędzie nie powoduje celowego zmniejszenia rozdzielczości obrazu poprzez agresywne próbkowanie. Jest to przydatne, gdy chcesz uniknąć kompresji, która sprawia, że mały drukowany tekst lub diagramy stają się wyraźnie bardziej miękkie. Wyjaśnia również, dlaczego dokument złożony głównie z dużych skanów fotograficznych może pozostać duży. Jego rozmiar może wynikać z samych obrazów, a nie z nieefektywnej struktury wokół nich. Traktuj wielkość wyjściową jako zmierzony wynik, a nie obiecany procent. Porównaj oryginalne i zoptymalizowane pliki po przetworzeniu i zachowaj wersję, która spełnia wymagania praktyczne, bez utraty użyteczności lub wprowadzenia problemu w potrzebnych funkcjach dokumentu.
Ustal, co zajmuje miejsce w pliku
Przejrzyj kilka stron, aby zrozumieć źródło. Cyfrowo utworzony list z możliwością wyboru tekstu różni się od skanu tego samego listu w wysokiej rozdzielczości. Raport zawierający wiele zdjęć znów jest inny. Pliki zawierające duże ilości obrazów często zawierają znaczne dane, których nie można usunąć wyłącznie w wyniku czyszczenia strukturalnego. Jeśli każda strona jest fotografią całostronicową, bardzo duża redukcja może wymagać zmiany obrazów przed lub w trakcie tworzenia pliku PDF, co nie jest zgodne z zamierzonym zachowaniem bieżącego narzędzia do kompresji.
Nie musisz diagnozować każdego wewnętrznego obiektu PDF, aby dokonać przydatnego wyboru. Sprawdź, czy dokument składa się głównie ze zwykłego tekstu, szczegółowych ilustracji, fotografii lub skanów. Następnie uruchom optymalizację raz i porównaj wynik. Jeśli redukcja jest niewielka, niekoniecznie oznacza to awarię; do usunięcia może być niewielki narzut konstrukcyjny. Unikaj wielokrotnego wykonywania tej samej operacji w nadziei, że każde przejście będzie powodowało dalsze zmniejszanie pliku. Jeśli pierwszy wynik jest nadal zbyt duży, rozważ inną trasę w oparciu o treść i wymagania odbioru, zamiast zakładać, że wielokrotna optymalizacja ostatecznie doprowadzi do dowolnego celu.
Pracuj na jednoznacznie oznaczonej kopii
Otwórz zamierzony plik PDF w narzędziu kompresji PDF i sprawdź, czy jest to właściwa wersja. Skompresowana kopia nieaktualnego raportu nadal jest niewłaściwym dokumentem, nawet jeśli mieści się w limicie przesyłania. Zwróć uwagę na rozmiar oryginału i, w przypadku dłuższego pliku, liczbę stron. Uruchom optymalizację i poczekaj na nową wersję roboczą przed porównaniem wyników. Zachowaj oryginał na swoim urządzeniu, aby móc sprawdzić różnice lub wrócić do niego, jeśli wydruk nie jest odpowiedni.
Podczas zapisywania zoptymalizowanego wyniku użyj przejrzystej nazwy pliku. Sufiks opisujący wersję lub przeznaczenie może pomóc w odróżnieniu jej od oryginału bez tworzenia niekończącego się łańcucha kopii “new” i “final”. Porównaj rzeczywiste rozmiary pobranych plików w tym samym menedżerze plików lub aplikacji, ponieważ różne wyświetlacze mogą inaczej zaokrąglać liczby. Jeśli usługa odbierająca wymusza ścisły próg, zostaw pewien margines, zamiast polegać na zaokrąglonej wartości, która pojawia się dokładnie na limicie. Ostatecznym testem jest to, czy zamierzona usługa akceptuje sprawdzony plik, a nie to, czy etykieta o zaokrąglonym rozmiarze wygląda wystarczająco blisko.
Porównaj rozmiar i czytelność wyniku
Otwórz zoptymalizowany plik PDF i sprawdź reprezentatywne strony. Wybierz stronę z małym tekstem, stronę z obrazami i dowolną stronę zawierającą gęstą tabelę lub diagram. Powiększ na tyle, aby sprawdzić drobne szczegóły, a następnie powróć do normalnej skali odczytu. Dokument powinien nadal być praktyczny w użyciu w sposób, w jaki zamierzasz go udostępnić. Plik, który jest mniejszy, ale utracił ważną treść lub zachowanie, nie rozwiązuje pierwotnego problemu.
Wyszukaj znaną frazę, jeśli źródło zawiera tekst, który można wybrać, i sprawdź wszelkie formularze, linki i inne funkcje ważne dla odbiorcy. Przetwarzanie strukturalne nie gwarantuje, że każdy specjalistyczny przepływ pracy w formacie PDF będzie odpowiedni. Jeśli dokument ma podpis cyfrowy lub proces przesyłania zależy od niezmienionego oryginału, przed modyfikacją pliku sprawdź ten wymóg. Podczas sprawdzania trzymaj wersję oryginalną i zoptymalizowaną oddzielnie. Krótka weryfikacja jest szczególnie cenna, gdy plik PDF będzie ponownie wykorzystany jako szablon lub wysłany do wielu osób, ponieważ jedna przeoczona kwestia może następnie zostać powtórzona w kilku późniejszych zadaniach.
Wyodrębnij strony, jeśli potrzebujesz tylko fragmentu
Czasami najłatwiejszym sposobem spełnienia limitu rozmiaru jest wysłanie tylko odpowiednich stron. Jeśli odbiorca zażąda jednego rozdziału z osiemdziesięciostronicowego raportu, mniejszy, wyodrębniony plik PDF może być bardziej odpowiedni niż skompresowanie całego raportu. Najpierw potwierdź żądany zakres. Wyodrębnij strony, zachowując wybrane strony w jednym nowym pliku PDF, podczas gdy Split PDF tworzy jeden oddzielny plik PDF na wybraną stronę. Wybierz operację pasującą do żądanego załącznika, zamiast używać podziału tylko dlatego, że źródło jest duże.
Sprawdź wyodrębnioną sekcję pod kątem kontekstu. Tabela może opierać się na nagłówku lub objaśnieniu na poprzedniej stronie, a strona kontynuacyjna może sama nie identyfikować projektu. Uwzględnij niezbędny kontekst, gdy odbiorca go potrzebuje. Nie usuwaj wymaganych stron wyłącznie w celu osiągnięcia określonej wielkości. Gdy już uzyskasz celową, kompletną sekcję, możesz zoptymalizować jej wynik, jeśli jest to przydatne, i ponownie porównać jej rozmiar. Ta sekwencja dotyczy zarówno trafności, jak i rozmiaru pliku: najpierw zdecyduj, czego potrzebuje odbiorca, a następnie zadbaj o to, aby materiał był tak wygodny do przesłania, jak pozwalają na to dostępne narzędzia.
Przygotuj mniejszy plik w aplikacji źródłowej
Jeśli nadal masz oryginalny dokument, prezentację lub kolekcję obrazów programu Word, jego ustawienia eksportu mogą zapewniać bardziej odpowiedni sposób tworzenia mniejszego pliku PDF. Sprawdź, która treść faktycznie wymaga dużej szczegółowości. Zdjęcie użyte jako mała ilustracja może nie wymagać takich samych wymiarów źródłowych, jak obraz całostronicowy przeznaczony do dokładnego wglądu. Podejmuj te decyzje w źródłowym przepływie pracy, gdzie możesz porównać wizualne kompromisy i wyeksportować nowy dokument. Optymalizacja strukturalna easyPDF24 nie zapewnia regulowanego suwaka jakości obrazu do tego celu.
W przypadku zeskanowanych dokumentów zacznij od czytelnych, prawidłowo zorientowanych stron. Mógł zostać utworzony zbyt duży skan z ustawieniami wykraczającymi poza zamierzone zastosowanie, ale zbyt duże zmniejszenie może utrudnić rozpoznawanie i czytanie tekstu. Jeśli potrzebujesz kopii archiwalnej, zachowaj oryginał wyższej jakości i utwórz osobną wersję do udostępniania, jeśli pozwala na to przepływ pracy. Unikaj traktowania małego egzemplarza transferowego jako uniwersalnego zamiennika źródła. Przydatnym pytaniem jest to, co odbiorca musi przeczytać, wydrukować lub przetworzyć i czy wybrany wynik zachowuje te informacje w praktycznym rozmiarze.
Prześledź przykład dokumentu przekraczającego limit
Załóżmy, że formularz przesyłania akceptuje jeden plik PDF poniżej określonego limitu, a raport jest tylko nieznacznie większy. Zacznij od sprawdzenia, czy raport jest kompletny i aktualny, a następnie przeprowadź optymalizację strukturalną. Porównaj pobrany wynik z progiem i otwórz go, aby upewnić się, że strony są nienaruszone. Jeśli plik teraz się mieści, rozwiązałeś zadanie bez zmiany zamierzonej zawartości dokumentu. Nie ma potrzeby dalszego przetwarzania, aby uzyskać mniejszą liczbę.
Jeśli ten sam raport przekracza limit, ponieważ zawiera wiele całostronicowych zdjęć, należy ponownie rozważyć przepływ pracy. Sprawdź, czy strona odbierająca akceptuje odpowiedni fragment, kilka wyraźnie wymienionych części lub inną zatwierdzoną metodę przekazania. Jeśli cały raport musi pozostać jednym plikiem, wróć do eksportu źródłowego i tam oceń wymagania dotyczące obrazu. Nie obiecuj sobie określonego stopnia kompresji w oparciu o wynik z innego dokumentu. Dwa pliki PDF tego samego rozmiaru mogą zawierać bardzo różne rodzaje danych i różnie reagować na optymalizację. Zadbaj o to, aby wymagania dotyczące odbioru, kompletność treści i czytelność były widoczne przez cały czas podejmowania decyzji.
Odróżniaj kompresję od usuwania i ochrony
Kompresja ma na celu poprawę wydajności przechowywania plików. Nie zastępuje usunięcia poufnego tekstu, usunięcia konkretnego obrazu czy sprawdzenia metadanych dokumentu. Jeśli nie wolno udostępniać informacji, należy zastosować odpowiednią operację redagowania lub usunięcia i zweryfikować powstały plik. Mniejszy plik PDF może nadal zawierać te same poufne informacje, co jego źródło. Podobnie kompresja dokumentu nie dodaje hasła ani nie określa, kto może go otworzyć.
Dokonaj poprawek treści przed przygotowaniem ostatecznej kopii do udostępnienia. Jeśli skompresujesz plik, a następnie edytujesz starszą wersję i przypadkowo wyślesz starszą kopię, wysiłek ten nie pomógł. Zachowaj jedną wyraźnie oznaczoną wersję roboczą i przeprowadź ostateczną kontrolę rozmiaru po niezbędnych zmianach. Jeśli usuniesz strony, aby zmniejszyć pakiet, przejrzyj wydrukowane odniesienia do stron i listę zawartości, ponieważ nie są one automatycznie przepisywane. Zadania te są powiązane w obiegu dokumentów, ale rozwiązują różne problemy. Rozdzielenie ich w myśleniu ułatwia sprawdzenie, czy ostateczny plik PDF ma odpowiedni rozmiar i jest odpowiedni dla docelowej grupy odbiorców.
Zapisz wynik i sprawdź jego przesłanie
Zadanie jest zakończone, gdy zaznaczony plik PDF będzie mógł zostać użyty w zamierzonym miejscu docelowym. Zapisz zoptymalizowany plik lokalnie, w razie potrzeby otwórz go jeszcze raz i prześlij lub załącz dokładnie tę wersję. Jeśli miejsce docelowe odrzuci, przeczytaj uważnie przyczynę: problem może dotyczyć rozmiaru pliku, liczby stron, ograniczeń formatu lub innych wymagań. Nie zakładaj, że każde odrzucenie oznacza, że plik wymaga większej kompresji. Przed wybraniem innej operacji porównaj podane wymagania z rzeczywistą mocą wyjściową.
Podgląd easyPDF24 akceptuje pliki do 25 MB i pliki PDF do 80 stron. Skorzystaj z powiązanych narzędzi, gdy zaspokoją one konkretną pozostałą potrzebę: wyodrębnienie całej odpowiedniej sekcji, usunięcie niepotrzebnych stron lub Office do formatu PDF w celu skorygowanego eksportu źródłowego. Przydatny mniejszy plik pozostaje czytelny, kompletny i rozpoznawalny jako wersja, z której ma korzystać odbiorca.
Pytania i odpowiedzi
Czy easyPDF24 może sprawić, że każdy plik PDF będzie mniejszy niż 200 KB?
Nie. Redukcja zależy od dokumentu i sposobu jego powstania. To narzędzie nie oferuje gwarantowanego docelowego rozmiaru pliku.
Czy zdjęcia stracą rozdzielczość?
To narzędzie optymalizuje strukturę pliku PDF bez celowego zmniejszania rozdzielczości obrazu. Przejrzyj dane wyjściowe przed ich użyciem.
Dlaczego zeskanowany plik PDF po kompresji jest nadal duży?
Skan może zapisać każdą stronę jako znaczny obraz. Jeśli te obrazy zajmują większość pliku, oczyszczenie otaczającej struktury pliku PDF może mieć jedynie ograniczony efekt. To narzędzie nie obniża agresywnie ich rozdzielczości. Zastanów się, czy odpowiednia wyodrębniona sekcja spełnia wymagania dotyczące odbioru, lub w razie potrzeby przygotuj oddzielny eksport współdzielony z oryginalnego procesu skanowania. Zachowaj dokładny, czytelny oryginał i sprawdź każdą kopię o mniejszym formacie przed jej użyciem.
Czy powinienem zachować wersję skompresowaną czy oryginalną?
Zachowaj oryginał na czas oceny wyniku. Użyj zoptymalizowanej kopii do zamierzonego przeniesienia, jeśli jest ona wystarczająco mniejsza, aby była użyteczna i przeszła kontrolę zawartości i funkcjonalności. Jeśli redukcja jest nieistotna, może nie być praktycznego powodu, aby zastąpić oryginał w archiwum. Rozróżnij te dwa pliki wyraźnymi nazwami plików i upewnij się, że późniejsze zmiany zostaną zastosowane do wersji, którą faktycznie zamierzasz rozpowszechniać.