Dalam panduan ini
Cara menggunakan
Buka PDF di Kompres PDF.
Jalankan pengoptimalan dan tunggu versi kerja yang baru.
Bandingkan ukuran keluaran dengan aslinya dan periksa apakah halaman tetap dapat dibaca.
Masukan, hasil, dan batasan
| Properti | Rincian |
|---|---|
| Masukan | |
| Keluaran | |
| Batasan penting | Penghematan bergantung pada berkas; tidak ada rasio tetap. |
Alur kerja dalam enam tampilan
1Masukan
Buka PDF di Kompres PDF.
2Pengaturan
Jalankan pengoptimalan dan tunggu versi kerja yang baru.
3Terapkan
PDF → PDF
4Sebelum dan sesudah
Berkas asli → Salinan yang diedit
5Periksa
Bandingkan ukuran berkas dengan aslinya Periksa teks kecil pada ukuran normal Buka ulang berkas unduhan
6Simpan
Bandingkan ukuran keluaran dengan aslinya dan periksa apakah halaman tetap dapat dibaca.
Contoh
Sebelum
Berkas asli
Sesudah
Salinan yang diedit
Periksa hal berikut pada hasil
- Bandingkan ukuran berkas dengan aslinya
- Periksa teks kecil pada ukuran normal
- Buka ulang berkas unduhan
Periksa batas unggahan yang sebenarnya
PDF mungkin terlalu besar untuk formulir, lampiran email, atau alur kerja manajemen dokumen. Sebelum mengompresinya, temukan batas sebenarnya dan periksa ukuran file Anda. Permintaan untuk memperkecil dokumen akan lebih mudah diselesaikan jika Anda mengetahui apakah dokumen tersebut memerlukan sedikit pengurangan atau harus memenuhi ambang batas yang sangat ketat. Periksa juga apakah batas tersebut berlaku untuk satu lampiran atau untuk unggahan gabungan. Beberapa file yang dapat diterima secara individual masih dapat melebihi jumlah total yang diijinkan.
Pertahankan persyaratan konten di samping persyaratan ukuran. Pengiriman yang membutuhkan setiap halaman tidak dapat diselesaikan dengan menghapus materi penting. Laporan yang dapat dibaca tidak boleh dikurangi sampai cetakan kecilnya tidak dapat digunakan lagi. Alat kompresi easyPDF24 saat ini berfokus pada optimasi struktur lossless daripada downsampling gambar yang agresif. Ini dapat membantu dengan data PDF yang tidak efisien, namun tidak dapat menjanjikan bahwa dokumen sembarangan akan sesuai dengan target seperti 200 KB atau 1 MB. Mengetahui perbedaan tersebut sebelum memulai membantu Anda memutuskan apakah akan mengoptimalkan file, mengekstrak bagian yang relevan, atau kembali ke aplikasi sumber untuk ekspor yang berbeda.
Pahami optimasi struktur PDF
PDF berisi konten halaman bersama dengan sumber daya dan struktur internal yang digunakan untuk menampilkannya. Alur kerja pembuatan dan pengeditan yang berbeda dapat menghasilkan tingkat efisiensi yang berbeda. Pengoptimalan struktural dapat menghapus data yang tidak terpakai dan meningkatkan cara penyimpanan dokumen yang tersisa. Hal ini dapat membuat perbedaan nyata pada beberapa file, sementara PDF yang telah dioptimalkan mungkin hanya mengalami sedikit perubahan. Ukuran file asli saja tidak memberi tahu Anda berapa banyak overhead yang dapat dipindahkan yang dikandungnya.
Alat saat ini tidak dengan sengaja mengurangi resolusi gambar melalui downsampling yang agresif. Hal ini berguna ketika Anda ingin menghindari alur kerja kompresi yang membuat teks atau diagram kecil terlihat lebih lembut. Hal ini juga menjelaskan mengapa dokumen yang sebagian besar berupa pindaian foto berukuran besar mungkin tetap berukuran besar. Ukurannya mungkin berasal dari gambar itu sendiri dan bukan dari struktur yang tidak efisien di sekitarnya. Perlakukan ukuran keluaran sebagai hasil terukur, bukan persentase yang dijanjikan. Bandingkan file asli dan file yang dioptimalkan setelah pemrosesan, dan pertahankan versi yang memenuhi persyaratan praktis tanpa mengorbankan kegunaan atau menimbulkan masalah pada fitur dokumen yang Anda perlukan.
Cari tahu bagian yang memenuhi ukuran file
Lihatlah beberapa halaman untuk memahami sumbernya. Surat yang dibuat secara digital dengan teks yang dapat dipilih berbeda dari pindaian surat yang sama dengan resolusi tinggi. Laporan yang memuat banyak foto berbeda lagi. File dengan banyak gambar sering kali memiliki data besar yang tidak dapat hilang hanya melalui pembersihan struktural. Jika setiap halaman merupakan foto satu halaman penuh, pengurangan yang sangat besar mungkin memerlukan perubahan gambar sebelum atau selama pembuatan PDF, yang berada di luar perilaku yang diinginkan alat kompresi saat ini.
Anda tidak perlu mendiagnosis setiap objek PDF internal untuk membuat pilihan yang berguna. Periksa apakah dokumen tersebut sebagian besar terdiri dari teks biasa, ilustrasi terperinci, foto, atau pindaian. Kemudian jalankan optimasi satu kali dan bandingkan hasilnya. Jika pengurangannya kecil, hal ini belum tentu merupakan kegagalan; mungkin ada sedikit overhead struktural yang harus dihilangkan. Hindari menjalankan operasi yang sama berulang kali dengan harapan setiap pass akan terus mengecilkan file. Jika hasil pertama masih terlalu besar, pertimbangkan rute lain berdasarkan konten dan persyaratan penerimaan, daripada berasumsi bahwa pengoptimalan berulang pada akhirnya akan mencapai target yang berubah-ubah.
Kompres salinan kerja yang jelas versinya
Buka PDF yang dimaksud di Kompres PDF dan verifikasi bahwa itu adalah versi yang benar. Salinan terkompresi dari laporan usang masih merupakan dokumen yang salah, meskipun sesuai dengan batas unggahan. Catat ukuran aslinya dan, untuk file yang lebih panjang, jumlah halamannya. Jalankan pengoptimalan dan tunggu versi kerja yang baru sebelum membandingkan hasilnya. Simpan dokumen asli di perangkat Anda sehingga Anda dapat memeriksa perbedaannya atau mengembalikannya jika hasilnya tidak sesuai.
Gunakan nama file yang jelas saat menyimpan hasil yang dioptimalkan. Akhiran yang menjelaskan versi atau tujuan dapat membantu membedakannya dari versi asli tanpa membuat rangkaian salinan “new” dan “final” yang tak ada habisnya. Bandingkan ukuran file unduhan sebenarnya dalam pengelola file atau aplikasi yang sama, karena tampilan yang berbeda mungkin membulatkan angka secara berbeda. Jika layanan penerima menerapkan ambang batas yang ketat, sisakan margin daripada mengandalkan nilai bulat yang muncul tepat pada batas tersebut. Uji pastinya adalah apakah layanan yang dimaksud menerima file yang diperiksa, bukan apakah label ukuran bulat terlihat cukup mirip.
Bandingkan ukuran dan keterbacaan
Buka PDF yang dioptimalkan dan periksa halaman representatif. Pilih halaman dengan teks kecil, halaman dengan gambar, dan halaman mana pun yang berisi tabel atau diagram padat. Perbesar secukupnya untuk memeriksa detail halus, lalu kembali ke skala pembacaan normal. Dokumen tersebut harus tetap praktis untuk digunakan sesuai keinginan Anda untuk membagikannya. File yang lebih kecil tetapi kehilangan konten atau perilaku penting tidak menyelesaikan masalah aslinya.
Telusuri frasa yang dikenal jika sumbernya berisi teks yang dapat dipilih, dan periksa segala bentuk, tautan, atau fitur lain yang penting bagi penerima. Pemrosesan struktural bukanlah jaminan menyeluruh bahwa setiap alur kerja PDF khusus akan tetap sesuai. Jika dokumen memiliki tanda tangan digital atau proses penyerahan bergantung pada dokumen asli yang tidak diubah, periksa persyaratan tersebut sebelum memodifikasi file. Pisahkan versi asli dan versi yang dioptimalkan selama peninjauan. Verifikasi singkat sangat berguna ketika PDF akan digunakan kembali sebagai templat atau dikirim ke banyak orang, karena satu masalah yang diabaikan dapat terulang pada beberapa tugas berikutnya.
Ekstrak halaman jika hanya sebagian yang diperlukan
Terkadang cara termudah untuk memenuhi batas ukuran adalah dengan hanya mengirimkan halaman yang relevan. Jika penerima meminta satu bab dari laporan delapan puluh halaman, PDF yang diekstraksi lebih kecil mungkin lebih tepat daripada mengompresi keseluruhan laporan. Konfirmasikan cakupan yang diminta terlebih dahulu. Ekstrak halaman menyatukan halaman-halaman yang dipilih dalam satu PDF baru, sementara Split PDF menghasilkan satu PDF terpisah per halaman yang dipilih. Pilihlah operasi yang sesuai dengan lampiran yang diinginkan daripada menggunakan pemisahan hanya karena sumbernya besar.
Periksa bagian yang diekstraksi untuk mengetahui konteksnya. Sebuah tabel mungkin bergantung pada judul atau penjelasan pada halaman sebelumnya, dan halaman lanjutan mungkin tidak mengidentifikasi proyek itu sendiri. Sertakan konteks yang diperlukan ketika penerima membutuhkannya. Jangan menghapus halaman yang diperlukan semata-mata untuk mencapai jumlah ukuran. Setelah Anda memiliki bagian yang lengkap dan memiliki tujuan, Anda dapat mengoptimalkan keluaran tersebut jika berguna dan membandingkan ukurannya lagi. Urutan ini membahas relevansi dan ukuran file: pertama-tama putuskan apa yang dibutuhkan penerima, kemudian buat materi tersebut senyaman mungkin untuk ditransfer sesuai dengan kemampuan alat yang tersedia.
Buat ekspor lebih kecil dari aplikasi sumber
Jika Anda masih memiliki dokumen, presentasi, atau koleksi gambar Word asli, pengaturan ekspornya mungkin menawarkan cara yang lebih sesuai untuk membuat PDF yang lebih kecil. Tinjau konten apa yang sebenarnya membutuhkan detail tinggi. Sebuah foto yang digunakan sebagai ilustrasi kecil mungkin tidak memerlukan dimensi sumber yang sama dengan gambar satu halaman penuh yang dimaksudkan untuk pemeriksaan dekat. Buat keputusan tersebut dalam alur kerja sumber, tempat Anda dapat membandingkan pengorbanan visual dan mengekspor dokumen baru. Pengoptimalan struktural easyPDF24 tidak menyediakan penggeser kualitas gambar yang dapat disesuaikan untuk tujuan tersebut.
Untuk dokumen yang dipindai, mulailah dengan halaman yang dapat dibaca dan diorientasikan dengan benar. Pemindaian berukuran besar mungkin dibuat dengan pengaturan yang melebihi tujuan penggunaan, namun menguranginya terlalu jauh dapat mempersulit pengenalan dan pembacaan teks. Simpan dokumen asli dengan kualitas lebih tinggi saat Anda memerlukan salinan arsip dan buat versi berbagi terpisah jika alur kerja Anda mengizinkan. Hindari memperlakukan salinan transfer kecil sebagai pengganti universal sumbernya. Pertanyaan yang berguna adalah apa yang perlu dibaca, dicetak, atau diproses oleh penerima, dan apakah keluaran yang dipilih menyimpan informasi tersebut dalam ukuran praktis.
Ikuti contoh file yang melebihi batas
Misalkan formulir unggah menerima satu PDF di bawah batas yang ditentukan, dan laporan Anda hanya sedikit lebih besar. Mulailah dengan memeriksa apakah laporan sudah lengkap dan terkini, lalu jalankan optimasi struktural. Bandingkan hasil unduhan dengan ambang batas dan buka untuk memastikan halaman masih utuh. Jika file sekarang cocok, Anda telah menyelesaikan tugas tanpa mengubah konten dokumen yang dimaksudkan. Tidak perlu terus memprosesnya hanya untuk mendapatkan jumlah yang lebih kecil.
Jika laporan yang sama masih jauh di atas batas karena berisi banyak foto satu halaman penuh, pertimbangkan kembali alur kerjanya. Periksa apakah pihak penerima menerima kutipan yang relevan, beberapa bagian yang disebutkan dengan jelas, atau metode transfer lain yang disetujui. Jika laporan lengkap harus tetap satu file, kembali ke ekspor sumber dan nilai persyaratan gambar di sana. Jangan menjanjikan sendiri rasio kompresi tertentu berdasarkan hasil dokumen lain. Dua PDF dengan ukuran yang sama dapat berisi jenis data yang sangat berbeda dan merespons pengoptimalan secara berbeda. Jaga agar persyaratan penerimaan, kelengkapan konten, dan keterbacaan tetap terlihat selama pengambilan keputusan.
Bedakan kompresi dari penghapusan dan perlindungan
Kompresi dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan file. Ini bukan pengganti untuk menghapus teks rahasia, menghapus gambar tertentu, atau memeriksa metadata dokumen. Jika informasi tidak boleh dibagikan, gunakan operasi penghapusan informasi atau elemen yang sesuai dan verifikasi file yang dihasilkan. PDF yang lebih kecil masih dapat berisi informasi sensitif yang sama seperti sumbernya. Demikian pula, mengompresi dokumen tidak menambahkan kata sandi atau menentukan siapa yang boleh membukanya.
Selesaikan koreksi konten sebelum menyiapkan salinan pembagian akhir. Jika Anda mengompresi file, lalu mengedit versi yang lebih lama dan secara tidak sengaja mengirimkan salinan lama tersebut, upaya tersebut tidak membantu. Simpan satu versi kerja yang teridentifikasi dengan jelas dan lakukan pemeriksaan ukuran akhir setelah pengeditan yang diperlukan. Jika Anda menghapus halaman untuk mengurangi paket, tinjau referensi halaman yang dicetak dan daftar isinya, karena halaman tersebut tidak ditulis ulang secara otomatis. Tugas-tugas ini terkait dalam alur kerja dokumen, namun memecahkan masalah yang berbeda. Memisahkannya dalam pemikiran Anda akan memudahkan Anda memverifikasi bahwa PDF akhir berukuran tepat dan benar untuk pembaca yang dituju.
Simpan hasil dan periksa pengirimannya
Tugas selesai ketika PDF yang diperiksa dapat digunakan sesuai tujuan yang dituju. Simpan file yang dioptimalkan secara lokal, buka sekali lagi jika diperlukan dan unggah atau lampirkan versi persisnya. Jika tujuan menolaknya, baca alasannya dengan cermat: masalahnya mungkin terkait dengan ukuran file, jumlah halaman, batasan format, atau persyaratan lainnya. Jangan berasumsi bahwa setiap penolakan berarti file memerlukan lebih banyak kompresi. Bandingkan persyaratan yang dinyatakan dengan keluaran aktual sebelum memilih operasi lain.
Pratinjau easyPDF24 menerima file hingga 25 MB dan PDF hingga 80 halaman. Gunakan alat terkait ketika alat tersebut memenuhi kebutuhan spesifik yang tersisa: ekstraksi untuk menyelesaikan bagian relevan, penghapusan halaman yang tidak perlu, atau Office ke PDF untuk ekspor sumber yang direvisi. File kecil yang berguna tetap dapat dibaca, lengkap, dan dikenali sebagai versi yang seharusnya digunakan oleh penerima.
Pertanyaan umum
Bisakah easyPDF24 membuat setiap PDF lebih kecil dari 200 KB?
Tidak. Pengurangan tergantung pada dokumen dan cara pembuatannya. Alat ini tidak menawarkan jaminan ukuran file target.
Apakah gambar akan kehilangan resolusinya?
Alat ini mengoptimalkan struktur PDF tanpa sengaja mengurangi resolusi gambar. Tinjau hasilnya sebelum menggunakannya.
Mengapa PDF yang dipindai masih berukuran besar setelah dikompresi?
Pemindaian dapat menyimpan setiap halaman sebagai gambar penting. Jika gambar-gambar tersebut mencakup sebagian besar file, membersihkan struktur PDF di sekitarnya hanya memiliki efek terbatas. Alat ini tidak menurunkan resolusinya secara agresif. Pertimbangkan apakah bagian yang diekstraksi relevan memenuhi persyaratan penerimaan, atau siapkan ekspor berbagi terpisah dari alur kerja pemindaian asli bila diperlukan. Simpan dokumen asli yang akurat dan mudah dibaca, serta periksa salinan berukuran lebih kecil sebelum menggunakannya.
Haruskah saya menyimpan versi terkompresi atau versi aslinya?
Simpan yang asli sambil mengevaluasi hasilnya. Gunakan salinan yang dioptimalkan untuk transfer yang diinginkan jika salinan tersebut cukup kecil untuk berguna dan lolos pemeriksaan konten dan fungsionalitas Anda. Jika pengurangannya dapat diabaikan, mungkin tidak ada alasan praktis untuk mengganti dokumen asli di arsip Anda. Bedakan keduanya dengan nama file yang jelas dan pastikan pengeditan selanjutnya diterapkan pada versi yang sebenarnya ingin Anda distribusikan.