In deze gids
Zo werkt het
Selecteer een Office-bestand. Ondersteunde formaten zijn onder meer DOCX, XLSX en PPTX, samen met oudere Office- en OpenDocument-formaten.
Voer Office naar PDF uit en wacht op het geconverteerde voorbeeld.
Controleer de belangrijke pagina's, inclusief tabellen, afbeeldingen en pagina-einden, voordat je de PDF gebruikt.
Invoer, resultaat en grenzen
| Eigenschap | Details |
|---|---|
| Invoer | DOCX / XLSX / PPTX / ODT / ODS / ODP |
| Uitvoer | |
| Belangrijke beperking | Lettertypen en pagina-einden kunnen bij conversie veranderen. |
De werkwijze in zes beelden
1Invoer
Selecteer een Office-bestand. Ondersteunde formaten zijn onder meer DOCX, XLSX en PPTX, samen met oudere Office- en OpenDocument-formaten.
2Instellingen
Voer Office naar PDF uit en wacht op het geconverteerde voorbeeld.
3Toepassen
DOCX / XLSX / PPTX / ODT / ODS / ODP → PDF
4Voor en na
Bewerkbare inhoud → Vaste paginaweergave
5Controleren
Controleer afstanden, overlap en afbrekingen Vergelijk namen, getallen en bijzondere tekens Controleer aantal en volgorde van pagina’s
6Opslaan
Controleer de belangrijke pagina's, inclusief tabellen, afbeeldingen en pagina-einden, voordat je de PDF gebruikt.
Voorbeeld
Voor
Bewerkbare inhoud
Na
Vaste paginaweergave
Controleer deze punten in het resultaat
- Controleer afstanden, overlap en afbrekingen
- Vergelijk namen, getallen en bijzondere tekens
- Controleer aantal en volgorde van pagina’s
Kies vóór de conversie de juiste bronversie
Een Office-document is de werkende versie van een rapport, spreadsheet of presentatie. Een PDF is handig als je een bepaalde indeling van de pagina's wilt verspreiden. Begin door te beslissen welke versie moet worden gedeeld. Als twee bestanden vergelijkbare namen hebben, open je ze in de brontoepassing en vergelijk je de datum, kop en laatste sectie. Het nauwkeurig omzetten van het verkeerde concept levert nog steeds het verkeerde document op. Bewaar een bronkopie met een duidelijke naam, zodat je later naar de bewerkbare structuur kunt terugkeren.
Controleer of het document afhankelijk is van inhoud buiten het bestand. Een spreadsheet kan naar een andere werkmap verwijzen, en een presentatie kan een gekoppelde afbeelding gebruiken. Controleer de items in de toepassing waarin het document is gemaakt voordat je het exporteert. De conversieworkflow mag niet worden gezien als een manier om externe gegevens te vernieuwen of te beslissen welke cijfers actueel zijn. Als een waarde als vast resultaat moet worden weergegeven, moet je dat resultaat eerst in de bron voorbereiden en verifiëren.
easyPDF24 converteert ondersteunde Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden, waaronder DOCX, XLSX en PPTX, evenals ondersteunde oudere Office- en OpenDocument-formaten. Gebruik het daadwerkelijke bestandsformaat in plaats van een bestandsnaamextensie te wijzigen om deze selecteerbaar te maken. Een afbeelding die is hernoemd naar DOCX wordt geen Word-document. Als een bestand niet op betrouwbare wijze kan worden geopend in de oorspronkelijke toepassing, los dat probleem dan op voordat je het probeert te converteren. Gebruik voor een met een wachtwoord beveiligde bron een toegankelijke kopie die je mag verwerken; verwacht niet dat conversie de toegangsbeperkingen opheft.
Maak Word-documenten klaar voor voorspelbare pagina's
Word-documenten bevatten doorgaans doorlopende tekst, kopjes, tabellen en illustraties. Controleer vóór de conversie het papierformaat, de marges en de richting in de brontoepassing. Deze instellingen definiëren de ruimte waarin tekst wordt opgemaakt. Een rapport dat voor één papierformaat is ontworpen, kan verschillende regeleinden krijgen als de beschikbare breedte verandert. Zoek naar koppen die onder aan een pagina zijn vastgelopen, een laatste regel die op een verder lege pagina is gedrukt, of een tabel die na een pauze moeilijk leesbaar wordt.
Gebruik de eigen opmaakregelaars van het document om deze problemen waar mogelijk op te lossen. Herhaalde spaties en lege alinea's kunnen de indruk wekken dat een bijschrift correct op je computer wordt geplaatst, maar ze zijn een kwetsbaar alternatief voor de alinea-afstand en de juiste uitlijning. Controleer kop- en voetteksten afzonderlijk van de hoofdtekst. Een bedrijfsadres, revisielabel of paginanummer kan gemakkelijk over het hoofd worden gezien als je je concentreert op de hoofdtekst van een rapport. Zorg ervoor dat deze gegevens horen bij de versie die je wilt verzenden.
Een voorstel van zes pagina's kan bijvoorbeeld een omslag, vier pagina's uitleg en een definitieve prijstabel bevatten. Inspecteer de grens tussen de laatste verklarende alinea en de tabel voordat je gaat converteren. Controleer na de conversie dezelfde locatie opnieuw in plaats van alleen op de eerste pagina te vertrouwen. Als de tabel onhandig is verplaatst of gesplitst, corrigeer dan de bron en maak een nieuwe PDF. Dat is meestal beter beheersbaar dan het herhaaldelijk patchen van de pdf, vooral als je het voorstel volgende maand opnieuw moet herzien.
Stel de afdrukgebieden van spreadsheets in en schaal bewust
Een spreadsheet is uiteraard niet beperkt tot de afmetingen van een afgedrukte pagina. Het kan veel kolommen, verschillende bladen en werkcellen bevatten die nuttig zijn voor de auteur, maar niet relevant voor de ontvanger. Inspecteer vóór de conversie het afdrukgebied in de bronspreadsheettoepassing. Bepaal welke werkbladen en celbereiken in het document horen, of de pagina's staand of liggend moeten zijn en of een brede tabel een andere indeling nodig heeft. Bekering is geen vervanging voor het nemen van die beslissingen.
Wees voorzichtig met schalen. Als je een heel breed vel op één pagina laat passen, kun je zeer kleine tekst produceren. Een PDF die technisch gezien elke kolom bevat, kan nog steeds onbruikbaar zijn wanneer deze op een normaal scherm wordt bekeken of afgedrukt. Probeer een voorbeeldrij te lezen in het formaat dat de ontvanger zal gebruiken. Kolomkoppen, valutalabels en voetnoten moeten begrijpelijk blijven. Als de informatie te compact is, verdeel het rapport dan in een duidelijk overzicht en ondersteunende details in de bronwerkmap, in plaats van alles te verkleinen zonder beoordeling.
Een praktisch voorbeeld is een maandvergelijking met twaalfmaandskolommen en enkele verklarende kolommen. Controleer het afdrukvoorbeeld in de brontoepassing om te zien waar de tabel wordt verdeeld. Inspecteer na de conversie de eerste en laatste kolom, de rij met de totalen en elke pagina waarop de tabel doorgaat. Controleer of de verwachte vellen aanwezig zijn en of lege werkgebieden geen extra pagina's zijn geworden. Bij getallen die er plausibel uitzien, kan nog steeds een eenheid, minteken of kolomkop ontbreken, dus vergelijk die details met het voorbereide werkboek voordat je ze deelt.
Bekijk presentatiedia's als statische pagina's
Presentatiebestanden zijn vaak ontworpen voor een scherm en een luidspreker in plaats van voor zelfstandig lezen. Wanneer het PDF-pagina's worden, moet de ontvanger de zichtbare dia-inhoud begrijpen, zonder afhankelijk te zijn van de presentatieomgeving. Controleer de diagrootte en het contrast tussen tekst en achtergrond. Kleine labels op kaarten waren mogelijk leesbaar op een grote monitor, terwijl ze moeilijk te onderscheiden waren in een PDF die in een smal browservenster werd weergegeven.
Behandel de PDF als een statisch document. Ga er niet vanuit dat animatie, een reeks builds of interactieve presentatiebesturingselementen zich zullen gedragen als de originele diavoorstelling. Als meerdere objecten elkaar overlappen om een animatie te ondersteunen, inspecteer dan de geëxporteerde pagina om te zien welke inhoud zichtbaar is. Voor materiaal dat in een vaste volgorde zinvol moet zijn, bereid je afzonderlijke dia's voor met duidelijke fasen in de bronpresentatie. Houd de bewerkbare presentatie beschikbaar voor leveringssituaties die nog steeds het oorspronkelijke gedrag vereisen.
Bekijk dianummers, voetnoten en bijschriften van afbeeldingen net zo zorgvuldig als de hoofdkoppen. Een schermafbeelding kan er scherp genoeg uitzien op het bewerkingsplan, maar kan een kleine interfacetekst bevatten zodra de hele dia op een PDF-pagina is gepast. Open een voorbeeld van een geconverteerde dia op normale leesgrootte en vraag of de conclusie ervan begrijpelijk is zonder in elke hoek in te zoomen. Als dit niet het geval is, vereenvoudigt je de brondia of verdeel je de informatie over meerdere dia's. De conversietool kan pagina's uit het bestand produceren, maar kan niet beslissen welke details belangrijk zijn voor je publiek of een drukke dia voor hen herschrijven.
Begrijp lettertypevervanging en lay-outverschillen
De conversie wordt uitgevoerd op de server in plaats van in de Office-toepassing op je apparaat. De lettertypeomgeving kan verschillen van die van je. Als een door de bron gebruikt lettertype niet beschikbaar is, kan een vervangend lettertype worden gebruikt. Verschillende tekenbreedtes kunnen een regeleinde wijzigen, een alinea naar een andere pagina verplaatsen of de pasvorm van een tekstvak beïnvloeden. Een vertrouwd uitziend lettertype is dus niet voldoende om vast te stellen dat de lay-out perfect aansluit.
Controleer de plaatsen die het meest gevoelig zijn voor deze veranderingen. Voorbeelden hiervan zijn een korte kop nabij de rechtermarge, een tabelcel met een lange productnaam, een diagramlabel naast een gegevenspunt of een handtekeningregel dichtbij een pagina-einde. Vergelijk de geconverteerde PDF met het beoogde uiterlijk van het brondocument. Kijk naar zowel het begin als het einde van een passage. Tekst kan leesbaar blijven terwijl de laatste regel buiten een kader beweegt of het volgende gedeelte onderbreekt.
Als exacte visuele matching essentieel is, vergelijk het resultaat dan met een PDF die rechtstreeks is geëxporteerd vanuit de toepassing waarmee het document is gemaakt. Dat geeft je een nuttig referentiemateriaal om te beslissen welke uitvoer geschikt is. Wanneer er wijzigingen nodig zijn, breng deze dan waar praktisch mogelijk in de bron aan en converteer deze opnieuw. De PDF-editor van easyPDF24 is handig voor gerichte correcties, maar reconstrueert niet de volledige layout-engine, lettertypebibliotheek en bewerkingsmodel van elke Office-toepassing. Door het brondocument naast de definitieve PDF te bewaren, zijn latere correcties eenvoudiger te beheren.
Voer de conversie uit en inspecteer een representatieve reeks pagina's
Open Office naar PDF en selecteer het ondersteunde bestand dat je hebt voorbereid. Voer de conversie uit en wacht op het resulterende voorbeeld. Begin je beoordeling met het aantal pagina's en de openings- en slotpagina's. Een onverwachte telling kan wijzen op een instelling voor het afdrukgebied, een lege afsluitende alinea, een tabelsplitsing of een verschil in lay-out. Het is een signaal om het resultaat te inspecteren, geen bewijs dat de conversie is mislukt. Vergelijk de uitvoer met je beoogde documentstructuur.
Bekijk vervolgens pagina's die verschillende soorten inhoud bevatten. Kies in een rapport een pagina met gewone alinea's, een andere met een tabel en een andere met een afbeelding of diagram. Inspecteer in een spreadsheetexport de grenzen waar rijen of kolommen doorgaan naar een andere pagina. Inspecteer in een presentatie dia's met overlappende objecten of dichte labels. Deze gerichte beoordeling is informatiever dan snel door het document scrollen en alleen maar controleren of er op elke pagina iets verschijnt.
Sluit af met het aanvinken van de items die van belang zijn voor de taak van de ontvanger: namen, bedragen, data, eenheden, kopjes en de eindconclusie. Als de PDF wordt afgedrukt, houd dan rekening met het beoogde papierformaat en controleer indien mogelijk een representatieve afdruk. Als de informatie voornamelijk op een telefoon wordt gelezen, controleer dan of de belangrijkste informatie op een bruikbaar zoomniveau kan worden begrepen. Houd de beoordeling gericht op daadwerkelijk gebruik. Een conversie kan visueel netjes zijn, maar toch ongeschikt omdat de tekst te klein is of de ondersteunende pagina's uit hun context zijn.
Combineer geconverteerde documenten zonder hun structuur te verliezen
Converteer afzonderlijke Office-bestanden afzonderlijk als je een gecombineerde PDF wilt maken. Hiermee kun je elke conversie verifiëren voordat je de resultaten samenvoegt. Je kunt bijvoorbeeld een Word-sollicitatiebrief, een Excel-vergelijking en een PowerPoint-samenvatting converteren. Open elke resulterende PDF, controleer het aantal pagina's en het uiterlijk ervan, en geef het een herkenbare bestandsnaam. Vervolgens kun je PDF samenvoegen gebruiken om het pakket samen te stellen in de volgorde waarin de ontvanger het moet lezen.
Samenvoegen zorgt er niet automatisch voor dat alle pagina's hetzelfde formaat of dezelfde richting hebben. Een liggend spreadsheet kan naast een portretbrief worden geplaatst, wat precies kan zijn wat de inhoud nodig heeft. Controleer de overgangen tussen brondocumenten, zodat een nieuwe sectie gemakkelijk te herkennen is. Als je gecombineerde bestand dubbele omslagen of een onnodige lege pagina bevat, verwijder je die pagina's nadat je hebt gecontroleerd wat er overblijft. De pdf moet na elke opruiming nog steeds een samenhangend verhaal vertellen.
Converteer de uiteindelijke samengevoegde PDF niet herhaaldelijk terug naar Office, alleen maar om een kleine wijziging in één originele bron aan te brengen. Keer terug naar die bron, corrigeer deze en genereer in plaats daarvan de PDF ervan. Dit voorkomt dat een gereconstrueerde tekstexport wordt verward met het daadwerkelijke werkdocument. De PDF naar Word-workflow van easyPDF24 produceert een basistekstdocument en belooft niet de oorspronkelijke Office-indeling te herstellen. Het eenvoudig bijhouden van welke bronversie elke laatste sectie heeft geproduceerd, helpt wanneer een collega later om een bijgewerkt figuur of een extra dia vraagt.
Los het resultaat op en bewaar de nuttige bestanden
Als de geconverteerde PDF onverwacht lang is, controleer dan opnieuw de pagina-einden, de afdrukgebieden in de spreadsheet en de inhoud die ver van het hoofddocument is geplaatst. Als een tabel over pagina's is uitgesneden, controleer dan de afdrukrichting en schaal van de bron. Als een afbeelding ontbreekt of niet op zijn plaats staat, controleer dan het bronbestand en de manier waarop de afbeelding is ingevoegd. Wijzig één relevante instelling tegelijk, converteer opnieuw en vergelijk dezelfde pagina. Dat maakt het gemakkelijker om te identificeren welke aanpassing het probleem heeft opgelost.
Als het bestand wordt afgewezen, bevestig dan het werkelijke formaat en de werkelijke grootte ervan, in plaats van herhaaldelijk hetzelfde ongewijzigde bestand in te dienen. De preview heeft uploadlimieten en een ondersteunde extensie garandeert niet dat elk beschadigd of ongebruikelijk bestand kan worden geconverteerd. Wanneer de broncode correct wordt geopend, maar de serveruitvoer aanzienlijk verschilt, kan een export van de oorspronkelijke applicatie het geschikte alternatief zijn. Kies de uitvoer die voldoet aan de werkelijke vereisten van het document en controleer vervolgens die uitvoer voordat je deze distribueert.
Download de pdf die je wilt gebruiken en bewaar de bewerkbare bron afzonderlijk. Een nuttige uiteindelijke bestandsnaam identificeert het onderwerp en de versie zonder onnodige persoonlijke informatie vrij te geven. Open de opgeslagen PDF nogmaals vanaf je apparaat, zodat je weet dat het bestand dat je gaat delen de beoordeelde versie is en niet een eerdere export met een vergelijkbare naam.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere Office-bestanden combineren in één conversie?
Converteer elk bestand afzonderlijk naar PDF. Vervolgens kun je de resulterende PDF's combineren met PDF samenvoegen.
Creëert dit een bewerkbaar Word-document?
Nee. Deze tool produceert een PDF. Houd je Office origineel als je de bronlay-out moet blijven bewerken.