Konvertera PowerPoint till PDF för en tydlig läsversion

Gör presentationen begriplig utan en talare

Under ett framförande ger talaren ofta den förklaring som saknas på bilderna. En PDF-läsare har inte samma sammanhang. Se därför efter att rubriker, förkortningar och diagrametiketter går att förstå utan muntlig hjälp. En sida med tre stora siffror kan vara tydlig under mötet men svårtolkad när den öppnas en vecka senare. Period, enhet och en kort förklaring kan behöva läggas till i källan.

Du behöver inte fylla varje sida med hela talmanuset. Välj den information som behövs för att läsaren ska förstå slutsatsen. Före: en bild med rubriken Resultat visar tre belopp utan tidsperiod. Efter: en särskild läsversion anger period och vad beloppen avser, och texten kontrolleras i PDF-filen. Om den muntliga och skriftliga versionen har olika syften kan du spara dem separat. Då undviker du att en ändring för distribution förstör den presentation du vill hålla. PDF-filen blir ett planerat dokument med ett tydligt användningsområde i stället för en oavsiktlig kopia av scenmaterialet.

Flödet tar emot en PPT-, PPTX- eller ODP-fil åt gången, upp till 25 MB. PPT är ett äldre PowerPoint-format och ODP används av presentationsprogram med stöd för OpenDocument. Välj den sparade presentationen, inte en genväg eller ett arkiv med flera olika material. En ändrad filändelse ändrar inte innehållets format. Om filen är för stor kan du granska onödiga medier i en distributionskopia genom källprogrammet. Behåll den fullständiga källan för framföranden och framtida redigering. Minska inte viktiga bilders kvalitet så mycket att läsningen försämras. Kontrollera den förberedda kopians namn och version innan just den filen konverteras.

Bildformatet påverkar hur PDF-sidorna ser ut

PowerPoint-bilder kan ha bredbildsformat, ett äldre bildförhållande eller egna mått. En konvertering gör inte automatiskt om dem till en stående A4-rapport med omflyttat innehåll. Bestäm om du vill behålla bildformatet eller förbereda en särskild utskriftsversion i källprogrammet. Att ändra storleken kan påverka placeringen av text och objekt, så granska alla bilder efter en sådan ändring.

Före: en bred bild är gjord för en projektor men förväntas fylla ett stående pappersark utan tomrum. Efter: du väljer medvetet mellan att behålla proportionerna och att skapa en annan layout för papper. Försök inte dölja problemet genom att göra texten mycket liten. Kontrollera objekt nära kanterna och de sidor som redan var täta. Om mottagaren läser på en telefon behöver även bredden mellan textdelar och storleken på etiketter fungera. Samma bildformat ger inte automatiskt samma läsupplevelse på en stor skärm, en mobil och en utskriven sida.

Animationer behöver översättas till en statisk berättelse

Animationer kan visa steg i en process, bygga upp ett diagram eller ersätta ett objekt med ett annat. Du ska inte räkna med att den rörelsen eller klickordningen finns kvar i PDF-filen. Kontrollera särskilt bilder där flera objekt ligger på samma plats och visas vid olika tillfällen. Det som fungerar under ett framförande behöver inte vara begripligt när allt ska läsas som en stillbild.

Ett sätt att förbereda en läsversion är att dela upp viktiga steg på flera bilder eller ordna dem med tydliga nummer. Före: tre förklaringar visas i tur och ordning ovanpå varandra. Efter: de står i en synlig följd eller på varsin sida, så att läsaren förstår processen utan klick. Gör den ändringen i PowerPoint innan du konverterar. Konverteraren kan inte avgöra vilken berättelse animationen var tänkt att förmedla. Även övergångar mellan bilder bör ersättas av ett tydligt innehållssamband. En läsare ska kunna börja på en viss PDF-sida och ändå förstå var i resonemanget den hör hemma.

Video och ljud behöver ett användbart alternativ

En film eller ljudfil i presentationen är inte vanlig sidtext. Utgå inte från att PDF-filen låter mottagaren spela upp mediet på samma sätt som i PowerPoint. Fundera på vad som behöver stå kvar när mediet inte går att använda. En relevant stillbild, en kort sammanfattning eller några tydliga slutsatser kan göra läsversionen meningsfull även utan uppspelning.

Tänk dig en produktdemonstration som visar tre arbetsmoment. I en PDF kan du förbereda en bild och en förklaring av varje moment i källan. Om du också använder länkar ska deras funktion och tillgänglighet kontrolleras separat. Mottagaren kan sakna uppkoppling eller behörighet till den tjänst där filmen ligger. Lägg därför inte all avgörande information bakom en hänvisning som kanske inte kan öppnas. Behåll PPTX-filen och de medier som behövs för framtida framföranden. En statisk distributionsversion har ett annat syfte och kan inte förväntas ersätta alla interaktiva delar av den ursprungliga presentationen.

Skilj mellan bilder, anteckningar och åhörarkopior

Presentationsbilder, talaranteckningar och åhörarkopior med flera bilder per sida är olika typer av utdata. Konverteringsverktyget ska inte förväntas ha samtliga utskrifts- och exportalternativ som finns i PowerPoint. Om du behöver en viss anteckningsvy eller ett särskilt handoutformat bör du förbereda det med de alternativ som finns i källprogrammet och sedan granska den faktiska PDF-filen.

Anteckningar kan innehålla intern information, påminnelser eller ofärdiga formuleringar. Bestäm vad som hör hemma i den version som ska delas och kontrollera detta innan du går vidare. För en utbildning kan plats för egna anteckningar vara viktigare än att få ett så lågt sidantal som möjligt. För självständig läsning kan en bild per sida vara enklare att förstora och navigera. Välj efter mottagarens behov och se till att texten fortfarande går att läsa. Kontrollera ett avsnitt i början, ett i mitten och slutet, så att du inte bara verifierar den första sidans utformning.

Typsnitt och textrutor behöver marginal för förändringar

Textrutor i presentationer är ofta exakt anpassade till en viss formulering. Om ett typsnitt ersätts eller tecknens mått skiljer sig kan en extra rad uppstå och täcka ett annat objekt. Granska långa rubriker, täta punktlistor och etiketter nära kanterna. Om ett särskilt typsnitt används behöver du kontrollera dess tillgänglighet och villkor. Det går inte att garantera identisk återgivning för varje källfil.

Före: en diagrametikett ryms på en rad i källan men tar två rader i resultatet. Efter: textrutan får lämpligt utrymme eller formuleringen förenklas i PowerPoint och en ny PDF granskas. Lös inte varje problem genom att minska all text. Små bokstäver blir särskilt besvärliga på mobil och i utskrift. Kontrollera namn, specialtecken och tal vid ordentlig förstoring. När du har rättat ett återkommande format bör du även titta på andra bilder som använder samma form. En ändring som ser bra ut på en bild kan ge ett nytt överlapp där texten är längre.

Bedöm diagram och skärmbilder i den tänkta storleken

Ett diagram behöver läsbara axlar, enheter, etiketter och förklaringar. Kontrollera att inget hamnar utanför sidan eller bakom ett annat objekt. Färg kan hjälpa läsaren men bör inte vara den enda informationen som skiljer två serier åt. En utskrift i gråskala eller en liten skärm kan göra färgskillnaden svår att se. Förbered tydligare etiketter eller andra skillnader i källan när det behövs.

Skärmbilder med många små texter kan behöva beskäras och fokuseras innan de läggs in i presentationen. Konverteringen förbättrar inte automatiskt en suddig källbild. Före: en hel programruta används för att visa en enda knapp, men knappen går knappt att se. Efter: källbilden fokuseras på rätt del och får en förklarande bildtext. Granska både hela PDF-sidan och den viktiga detaljen. Att du kan zooma mycket långt in är inte ett tillräckligt mått på användbarhet. Innehållet behöver fungera på den storlek där mottagaren faktiskt väntas läsa det.

Granska på iPhone, Android och dator

På en telefon börjar du med att välja rätt PPTX-fil från en plats som webbläsarens filväljare kommer åt. Om presentationen kommit via en meddelandeapp ska du kontrollera att det inte är en gammal PDF eller en annan kopia med nästan samma namn. Mer omfattande ändringar av bildstorlek, animationer och anteckningar kan vara lättare att göra i källprogrammet på datorn.

När resultatet är klart kan miniatyrerna hjälpa dig att kontrollera ordningen, men de räcker inte för att bedöma liten text. Öppna de tätaste bilderna större och vänd telefonen vid behov. Kontrollera första och sista sidan i varje avsnitt, eftersom de ofta sätter sammanhanget för resten. På datorn kan du jämföra källan och PDF-filen bredvid varandra. Oavsett enhet ska du öppna den sparade resultatfilen innan den delas vidare. Nedladdningsplats och vilka appar som öppnar filen varierar, så kontrollera att det är den nya versionen och inte ett tidigare resultat.

Kontrollera källhänvisningar och presentationens version

Presentationer som används flera gånger kan bära med sig gamla datum, länkar och tal. Gå igenom dessa uppgifter när en PDF förbereds för nya mottagare. Ett diagram kan fortfarande se korrekt ut men bli missvisande om den angivna perioden inte hör till siffrorna. Jämför rubrik och datakälla innan du enbart bedömer layouten.

Om en länk ska användas av läsaren behöver dess funktion i resultatet och mottagarens tillgång till målet kontrolleras. Understruken text är inte ett tillräckligt bevis på att rätt länk fungerar. För utskrivna kopior behövs en hänvisning som går att förstå utan att trycka på skärmen. Filnamnet och första sidan kan hjälpa till att identifiera versionen utan överflödiga uppgifter. Denna kontroll gör materialet användbart även efter mötet, när talaren inte längre finns till hands för att förklara sammanhanget.

Leverera en granskad läsversion och behåll arbetsfilen

Anpassa slutkontrollen till presentationens syfte. I ett kundförslag granskar du namn, omfattning, belopp och datum. I ett utbildningsmaterial granskar du stegföljd, begrepp och exempel. I en resultatrapport jämför du etiketter och tal i diagrammen med källan. Kontrollera sidantal och ordning utan att anta att en tom eller gles sida saknar funktion. Den kan vara en avsiktlig avdelare som behöver ett tydligare sammanhang.

När resultatet är färdigt går du vidare till de paket- och nedladdningsval som visas. Behåll PPTX-filen för senare redigering och framföranden. Om PDF-filen ska kombineras med en textbaserad rapport behöver du granska den samlade sidordningen och blandningen av stående och liggande sidor. Gör inte automatiskt alla sidor lika små bara för att få en enhetlig form. Målet är att mottagaren ska kunna läsa innehållet. Vid nästa revision ändrar du rätt källversion, konverterar på nytt och granskar både de ändrade bilderna och avsnitten som ger dem sammanhang.