Konvertera Excel till PDF med läsbara kolumner och tydliga sidor

Avgränsa rapporten innan du skapar en PDF

En arbetsbok kan innehålla rådata, beräkningar, stödtabeller och en färdig sammanställning. Mottagaren behöver inte alltid se allt detta. Bestäm vilka blad och områden som hör till rapporten och förbered dem i källprogrammet. Om du behöver behålla en mer omfattande arbetsversion kan du göra en separat kopia för distribution. Då blir det lättare att skilja mellan materialet du arbetar med och materialet som ska läsas.

Tänk dig en budgetfil med transaktioner, referensvärden och en månadsöversikt. En PDF för mötet kanske bara behöver översikten, men den måste då innehålla period, enhet och förklaringar som annars finns på andra blad. Läsaren kan inte förväntas känna till hur arbetsboken är organiserad. Kontrollera att varje avsnitt går att förstå utan att klicka runt i Excel. Ett blad med enbart siffror och förkortade rubriker kan behöva kompletteras i källan innan det fungerar som en fristående rapport. Spara den fullständiga arbetsboken så att siffrornas ursprung fortfarande går att följa.

Office-flödet tar emot en XLS-, XLSX- eller ODS-fil åt gången, upp till 25 MB. XLS är ett äldre Excel-format och ODS används av kalkylprogram med stöd för OpenDocument. Välj arbetsboken som verkligen sparats i den avsedda versionen. Att ändra filändelsen manuellt gör inte ett annat innehåll till en giltig arbetsbok. Om filen är för stor kan du granska onödiga bilder eller delar i en distributionskopia med hjälp av källprogrammet. Ta inte bort betydelsefulla uppgifter enbart för att få en mindre uppladdning. Behåll den fullständiga källan och kontrollera sedan att rapportkopian fortfarande innehåller rätt sammanställning.

Utskriftsområdet måste följa de aktuella uppgifterna

Utskriftsområdet anger vilket cellområde som ska ingå i utskriften. Kontrollera det efter att du lagt till rader, kolumner eller en ny summering. Ett gammalt område kan utesluta de senaste posterna, medan ett alltför stort område kan skapa extra sidor med anteckningar eller tomrum. Dessa val görs i Excel eller ett annat källprogram innan du sparar filen för konvertering.

Före: den riktiga rapporten slutar i kolumn H, men ett internt stödvärde i kolumn K gör att ytterligare en sida visas. Efter: utskriftsområdet anpassas till den avsedda rapporten och den nya PDF-filen kontrolleras. Det är bättre än att rutinmässigt försöka dölja följden med beskärning. Om flera separata områden används behöver du kontrollera hur de delas upp och i vilken ordning de visas. Se även efter att den sista raden och totalsumman ingår. Ett resultat kan se prydligt ut trots att just den nya slutraden har hamnat utanför området som var inställt sedan tidigare.

Välj skala efter läsbarhet, inte bara sidantal

En bred tabell kan behöva liggande orientering, men det betyder inte att hela bladet måste pressas in på en enda sida. Det är stor skillnad mellan att få plats med alla kolumner på sidans bredd och att få plats med hundratals rader på samma pappersark. En inställning som gör sidantalet litet kan samtidigt göra varje siffra för liten för att läsas bekvämt.

Kontrollera utskriftsförhandsvisningen i källprogrammet. För en lång tabell är det ofta bättre att låta raderna fortsätta över flera sidor och behålla en användbar textstorlek. Före: en översikt på många rader krymps tills hela bladet får plats på A4. Efter: bredden anpassas, höjden får omfatta flera sidor och rubriker upprepas där det behövs. Konverteraren väljer inte denna rapportstruktur åt dig. Förbered skalan i källan och bedöm den faktiska PDF-filen. Om mottagaren främst läser på mobil bör du också kontrollera att tabellen går att följa utan ständig växling mellan mycket stora inzoomningar.

Rubrikrader och sidbrytningar ger varje sida sammanhang

När en tabell fortsätter på nästa sida behöver läsaren fortfarande kunna förstå kolumnerna. Överväg att upprepa relevanta rubrikrader i källans utskriftsinställningar. Det är inte samma sak som att frysa fönsterrutor när du arbetar på skärmen. En fryst rad hjälper dig att navigera i Excel, men innebär inte automatiskt att den skrivs ut som rubrik på varje PDF-sida.

Granska sidbrytningarna och placeringen av delsummeringar. En totalsumma som hamnar ensam på nästa sida kan bli svår att koppla till rätt grupp. Före: en avdelnings summering visas på en ny sida utan avdelningens namn. Efter: sidindelningen eller rubrikerna justeras så att sambandet blir tydligt. För en tabell som är bredare än en sida behöver du dessutom kontrollera läsordningen mellan sidblocken. Hjälp mottagaren med tydliga etiketter och sidnummer i källan när det är relevant. PDF-filen ska fungera som ett sammanhängande dokument, inte som ett pussel där läsaren själv måste återskapa arbetsbokens geometri.

Kontrollera tal, datum och sparade beräkningsresultat

PDF-filen visar uppgifterna på sidan och ersätter inte arbetsbokens beräkningar. Kontrollera hur decimaler, tusentalsavgränsare, procent, valutor och datum faktiskt visas i Excel innan du konverterar. En för smal kolumn kan ge ett olämpligt cellinnehåll på skärmen och samma problem kan följa med till rapporten. Rätta kolumnbredd och format i källan, inte bara dokumentets filnamn.

Om arbetsboken använder formler eller externa uppgifter bör den avsedda versionen vara uppdaterad och sparad i källprogrammet. Utgå inte från att konverteraren uppdaterar varje anslutning eller återskapar särskilda beräkningsförlopp. Välj några kontrollvärden, exempelvis en delsumma och det slutliga totalbeloppet, och jämför dem mellan den sparade arbetsboken och PDF-filen. Titta även efter negativa tecken och decimaler. Beloppen 1 250,50 och 125 050 betyder olika saker trots att båda kan se ut som rimliga tal vid en snabb blick. Kontroll av betydelsen är viktigare än att kolumnen bara ser välfylld ut.

Diagram och sammanfogade celler kräver egen granskning

Diagram behöver titel, enheter och läsbara etiketter även när de visas utanför Excel. Kontrollera att diagrammet inte hamnar över en sidgräns eller täcker text som förklarar siffrorna. Om rapporten kan skrivas ut i svartvitt ska färg inte vara den enda skillnaden mellan serier. Tydliga etiketter eller andra visuella skillnader i källan hjälper mottagaren att förstå diagrammet under olika förhållanden.

Sammanfogade celler kan passa för en rubrik men göra tabellens layout svårare att ändra. Kontrollera att texten inte kapas och att radhöjden räcker när den bryts över flera rader. Före: en lång kolumnrubrik verkar läsbar i arbetsläget men blir avklippt i utskriften. Efter: bredd, textradbrytning och höjd rättas i källan och samma typ av rubriker granskas på alla berörda blad. Gör inte hela rapportens text mindre bara för att en enda cell är för trång. Försök i stället lösa problemet där det uppstår och behålla en rimlig läsbarhet i resten av dokumentet.

Så granskar du rapporten på iPhone och Android

Välj rätt arbetsbok genom webbläsarens filväljare och kontrollera att det är den sparade versionen du förberett. På en mobil kan flera kopior ligga i olika appar eller mappar. Om du behöver ändra avancerade utskriftsinställningar är det ibland enklare att göra detta i kalkylprogrammet på en dator. Att konverteringen kan startas i webbläsaren betyder inte att alla alternativ från Excel finns i samma gränssnitt.

När PDF-filen är klar, titta först på hela sidan och förstora sedan tabellens rubriker och belopp. Vänd skärmen för liggande tabeller och kontrollera särskilt de sista kolumnerna. Gå vidare till den sista sidan, eftersom fel med sidindelning ofta visar sig där. En tabell som ser acceptabel ut som miniatyr kan vara omöjlig att läsa på papper. Öppna också den sparade PDF-filen från rätt nedladdningsplats när den finns tillgänglig. Webbläsaren och enhetens inställningar avgör var filen hamnar, så kontrollera namnet innan du delar den vidare.

Felsök avklippta kolumner och oväntade tomma sidor

När en kolumn saknas bör du först kontrollera om den ingår i utskriftsområdet. Gå därefter igenom papper, orientering och skala i källan. Jämför källprogrammets utskriftsförhandsvisning med PDF-filen. Om problemet syns redan i källan behöver rapportens inställningar rättas där. Om det uppstår vid konvertering kan du behöva förenkla en känslig layout eller kontrollera typsnitt och placerade objekt.

Tomma sidor kan komma från ett onödigt stort område, sidbrytningar eller innehåll långt utanför huvudtabellen. Leta efter var uppgifterna faktiskt hamnat innan du tar bort sidor. Före: en anteckningskolumn hamnar ensam på sidan efter huvudtabellen. Efter: kolumnbredd och skala anpassas så att anteckningen kan läsas tillsammans med rätt rad. Kontrollera att lösningen inte gör andra kolumner alltför små. Om du bara behöver vissa färdiga sidor kan extrahering vara ett senare steg, men det bör inte ersätta förståelsen för varför rapporten delades upp på ett oväntat sätt.

Skilj mellan tomma värden, noll och olika enheter

En tom cell betyder inte alltid noll. Den kan visa att en uppgift saknas, medan ett streck kan betyda att kategorin inte är tillämplig. Bestäm betydelsen i källrapporten innan PDF-filen delas. Fyll inte alla tomma rutor med noll bara för att tabellen ska se komplett ut, eftersom det kan förändra hur läsaren tolkar resultatet.

Kontrollera även enheter i rubriker och fotnoter. Belopp i tusentals kronor är inte samma sak som belopp i kronor, även när siffrorna ser likadana ut. Om enheten bara står på ett blad som inte ska ingå behöver den nödvändiga förklaringen finnas i rapportdelen. För procenttal kan jämförelsebasen också behöva anges. Konverteraren ska inte förväntas tolka detta åt dig. En användbar rapport skiljer frånvaro av data från ett faktiskt numeriskt värde och gör det tydligt vilken skala uppgifterna använder.

Avsluta med en kontroll som går att upprepa

Använd samma grundfrågor för varje rapport: är period och titel rätt, finns alla kolumner, är sista raden med och stämmer kontrollvärdena? Om flera blad ingår ska ordningen vara begriplig för någon som aldrig sett arbetsboken. Förklaringar och enheter som behövs för att läsa siffrorna måste finnas på de färdiga sidorna, inte bara i en kommentar eller ett hjälparblad.

När resultatet är godkänt går du vidare till de paket- och nedladdningsval som visas. Öppna sedan den sparade PDF-filen och kontrollera att rätt version finns på enheten. Behåll XLSX-källan med formler och arbetsdata. Om rapporten ska få ett försättsblad kan du kombinera PDF-filerna efteråt och granska sidordningen igen. Vid nästa uppdatering ändrar du arbetsboken, sparar och konverterar på nytt. Detta ger ett enklare och mer spårbart arbetsflöde än att göra separata korrigeringar i flera PDF-kopior utan koppling till den källa som siffrorna kommer från.